เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ทีมไฮบริดของคุณ

การทำงานแบบผสมผสานหรือแบบไฮบริดนำเสนอประโยชน์ส่วนบุคคลใหม่ ๆ ให้กับพนักงาน แต่ในแง่ของประสิทธิภาพโดยรวมของทีมจะเป็นอย่างไร? เมื่ออยู่ห่างกันทางกายภาพและมีตารางเวลาที่แตกต่างกัน การร่วมมือและทำงานเป็นทีมนั้นทำได้ยากขึ้น อนาคตของประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมสำหรับพนักงานส่วนใหญ่ที่สามารถทำงานระยะไกลได้นั้น จึงขึ้นอยู่กับการเรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด

งานวิจัยของ Gallup จากการศึกษาตัวแทนพนักงานแบบไฮบริด 2,877 คนในสหรัฐอเมริกา เผยให้เห็นโอกาสในการพัฒนาการทำงานในส่วนต่าง ๆ ทั้งแผนงาน แนวทางปฏิบัติ การให้ฟีดแบก และการฝึกอบรมของทีมไฮบริด โดยนายจ้างสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีมไฮบริดได้ผ่าน 4 ขั้นตอนตามงานวิจัยดังนี้

1. วางแผนเพื่อความสำเร็จ

ครึ่งหนึ่งของพนักงานแบบไฮบริด (48%) อยู่ในทีมที่ไม่เคยพูดคุยเกี่ยวกับแผนในการทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดอย่างมีประสิทธิภาพเลย

นโยบายการทำงานแบบไฮบริดทั่วทั้งองค์กรที่กำหนดเวลาที่พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้นั้น สำคัญต่อการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการทำงานระยะไกล อย่างไรก็ตามแค่นโยบายเพียงอย่างเดียวไม่สามารถส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและวัฒนธรรมองค์กรที่เข้มแข็งได้

ทีมไฮบริดต้องมีแผนการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งประกอบด้วยภารกิจ เป้าหมาย จุดแข็ง และวิธีการทำงานที่ทีมตกลงกัน แผนที่ดีจะช่วยให้สมาชิกรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากกันและกัน นอกจากนี้ยังช่วยสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของทีมในสภาพแวดล้อมที่ความเป็นอิสระของแต่ละคนอาจทำให้ลำดับความสำคัญที่ไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนถูกละเลย

ผู้ที่มีแผนงานมักจะประสบความสำเร็จในการพัฒนาทั้งการทำงานร่วมกันของทีมและการมีส่วนร่วมของตนเอง อีกทั้งการมีแผนสำหรับการทำงานร่วมกันแบบไฮบริดยังส่งผลให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะมองว่านโยบายไฮบริดขององค์กรมีผลกระทบเชิงบวกอย่างมากต่อการทำงานร่วมกันของทีม และมีโอกาสเกิดภาวะหมดไฟน้อยลง

2. ประสานการทำงานร่วมกันแบบไฮบริด

ในกลุ่มพนักงานที่ทีมของพวกเขามีแผนสำหรับการการทำงานร่วมกันแบบไฮบริด แนวทางปฏิบัติที่มีความนิยมเป็นอันดับหนึ่ง (67%) คือการประชุมทีมเป็นประจำ ซึ่งชี้ให้เห็นว่าสองในสามของกลุ่มดังกล่าวมีโอกาสในการพัฒนาวิธีการประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมให้ดียิ่งขึ้นได้

แนวทางปฏิบัติที่พบบ่อยรองลงมาคือการมีแนวทางว่าเวลาใดในช่วงทำงานที่พร้อมสำหรับการติดต่อ (62%) และแนวทางสำหรับการสื่อสารช่วงเวลาที่ไม่พร้อม (50%) ซึ่งจากแนวทางปฏิบัติทั้งหมดที่มีการศึกษา สองข้อนี้มีผลกระทบมากที่สุดในการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

แนวทางปฏิบัติที่สำคัญน้อยลงมาคือข้อกำหนดว่าควรเข้าทำงานในสถานที่บ่อยแค่ไหน (44%) และแนวทางเกี่ยวกับวันที่ต้องเข้าสถานที่ทำงาน (34%) ผู้ที่ปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ส่วนใหญ่กล่าวว่ามันถูกกำหนดโดยองค์กรของพวกเขา ซึ่งบ่งชี้ว่าทีมแบบไฮบริดโดยทั่วไปไม่ได้มีการเพิ่มข้อกำหนดเรื่องการเข้าสถานที่ทำงานด้วยตนเอง

แนวทางปฏิบัติที่พบน้อยที่สุดคือการกำหนดแนวทางในการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่ควรโฟกัสขณะอยู่ในสถานที่ทำงาน (29%) นี่เป็นโอกาสสำคัญในการพัฒนา เมื่อพิจารณาจากงานวิจัยก่อนหน้าของ Gallup ที่แสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการใช้เวลาในสถานที่ทำงานเพื่อมุ่งเน้นกิจกรรมที่ทำได้ยากขึ้นเมื่ออยู่ห่างกันทางกายภาพ เช่น การทำงานร่วมกัน การให้ฟีดแบก และการสร้างทีม การเข้าสำนักงานและใช้เวลาทั้งวันอยู่คนเดียวอาจทำให้พนักงานรู้สึกท้อแท้ได้

3. ทบทวนและปรับตัว

แผนงานและแนวทางปฏิบัติจะมีผลลัพธ์ที่จำกัดจนกว่ามันจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของทีม แม้ว่าการประชุมทีมเป็นประจำมักถูกใช้เพื่อประสานงานด้านโลจิสติกส์ของการทำงานแบบไฮบริดเป็นหลัก แต่ทีมต้องทบทวนสิ่งที่ได้เรียนรู้และหาวิธีที่สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นในอนาคตด้วย

22% ของกลุ่มพนักงานที่ทีมของพวกเขามีแผนสำหรับการทำงานร่วมกันแบบไฮบริด มีการพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน 36% มีการพูดคุยเป็นระยะทุกไตรมาสหรือปีละสองสามครั้ง และ 42% มีการพูดคุยปีละครั้ง น้อยกว่านั้น หรือไม่มีเลย

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือสามในห้าของพนักงานแบบไฮบริดมีการพูดคุยอย่างต่อเนื่องในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งตลอดทั้งปีเกี่ยวกับการปรับปรุงการทำงานเป็นทีม ซึ่งส่งผลให้การทำงานร่วมกันของทีมดีขึ้น 84% และการมีส่วนร่วมของพนักงานสูงขึ้น 50% ผ่านการให้ฟีดแบกและการแก้ปัญหาอย่างสม่ำเสมอ ทีมงานไฮบริดเหล่านี้เรียนรู้ที่จะทบทวนและปรับตัวร่วมกัน

ในทางตรงกันข้ามสองในห้าของพนักงานแบบไฮบริดพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมเพียงปีละครั้งหรือน้อยกว่า ทำให้พวกเขาปรับวิธีการทำงานให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานที่ตนเองชอบเป็นหลัก โดยไม่สนใจว่าความยืดหยุ่นส่วนบุคคลนี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพของทีมอย่างไร

สำหรับทีมที่ไม่ได้มีแผนงานตั้งแต่แรกซึ่งมีประมาณครึ่งหนึ่งของคนทำงานแบบไฮบริดทั้งหมด การพูดคุยเกี่ยวกับการปรับปรุงการทำงานเป็นทีมเกิดขึ้นน้อยมาก 75% ของบุคคลกลุ่มดังกล่าวมีการพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมแบบไฮบริดปีละครั้งหรือน้อยกว่านั้น

4. พัฒนาทักษะ

ปัจจุบันมีเพียง 21% ของพนักงานแบบไฮบริดเท่านั้นที่ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด ส่วนผู้จัดการก็มีเพียง 28% เท่านั้นที่ได้รับการฝึกอบรมจากองค์กรเพื่อนำทีมแบบไฮบริด

แผนงานและแนวทางปฏิบัติสำหรับการยกระดับการทำงานเป็นทีมจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อองค์กรสอนให้พนักงานทำงานเปลี่ยนไปจากเดิม พนักงานแบบไฮบริดจำเป็นต้องเรียนรู้ทั้งแบบส่วนตัวและส่วนรวมว่าจะใช้ประโยชน์จากการทำงานแบบไฮบริดให้มากที่สุด ไปพร้อม ๆ กับปรับตัวเข้ากับความท้าทายต่าง ๆ ได้อย่างไร

หากผู้บริหารต้องการให้ทีมไฮบริดของตนประสบความสำเร็จ พวกเขาต้องได้รับการฝึกอบรมให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสภาพแวดล้อมดังกล่าว และการพัฒนาทักษะนี้ควรเริ่มต้นด้วยการฝึกอบรมและสนับสนุนผู้จัดการของพวกเขา Gallup พบว่าการมีผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่การมีส่วนร่วมและความเป็นอยู่ของพนักงานที่ดีขึ้นถึง 4 เท่า โดยไม่คำนึงถึงว่าพวกเขาทำงานระยะไกลบ่อยแค่ไหน

ปรับมุมมองการทำงานเป็นทีมแบบไฮบริด

ทีมไฮบริดของคุณสามารถมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ด้วยคำแนะนำและการฝึกอบรมที่เหมาะสม งานวิจัยของ Gallup ได้อธิบายถึงสิ่งที่ทีมไฮบริดที่ดีที่สุดทำแตกต่างออกไป นั่นคือการที่ทั้งสมาชิกในทีมและผู้จัดการได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด มีการสร้างแนวทางของทีมที่นอกเหนือจากนโยบายขององค์กรเพื่อกำหนดวิธีการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด สมาชิกในทีมพบปะกันเป็นประจำและสื่อสารกันอย่างชัดเจนเกี่ยวกับเวลาที่สามารถติดต่อได้ การให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันและกิจกรรมสร้างทีมเมื่ออยู่ในสถานที่ทำงาน และการติดตามงานอย่างต่อเนื่องเพื่อประเมินและปรับปรุงประสบการณ์การทำงานแบบไฮบริดของพวกเขา

ไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้นได้เอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสมาชิกในทีมต้องเปลี่ยนบทบาทและวิธีการทำงานร่วมกันมีความซับซ้อนมากขึ้น ท้ายที่สุดแล้วมันขึ้นอยู่กับผู้บริหารที่จะมองเห็นความสำคัญและทำให้ทีมแบบไฮบริดทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ