ใช้งาน Project Milestone เพื่อดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

Project Milestone หรือจุดหมายสำคัญของโครงการ เปรียบเสมือนบันไดขั้นที่นำพาโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ ธุรกิจจำนวนมากใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อแสดงภาพความคืบหน้าของโครงการโดยอิงจากจุดหมายสำคัญที่สำเร็จ จุดหมายสำคัญเหล่านี้จะแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทุกคนทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าปัจจุบันและช่วยให้พวกเขาคาดการณ์ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะไปถึงจุดหมายสำคัญถัดไปหรือเสร็จสิ้นโครงการ

ในบทความนี้จะทำความเข้าใจถึงจุดหมายสำคัญของโครงการประเภทต่าง ๆ ประโยชน์และความท้าทายสำหรับการใช้งานเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

 

จุดหมายสำคัญของโครงการคืออะไร?

จุดหมายสำคัญของโครงการเป็นวิธีการสังเกต วัดผล และติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ เป็นความสำเร็จหรือขั้นตอนหนึ่งในไทม์ไลน์ของโครงการที่บ่งบอกถึงการเสร็จสิ้นของเฟสหลักหรืองานที่สำคัญ จุดหมายสำคัญของโครงการแสดงถึงความคืบหน้า ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้รับข้อมูล ต่างจากงานหรือผลลัพธ์ที่ส่งมอบ จุดหมายสำคัญไม่ใช่หน้าที่หรือความรับผิดที่ต้องรักษาและปฏิบัติตาม แต่เป็นตัวชี้วัดความคืบหน้า

จุดหมายสำคัญของโครงการอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ลักษณะ และวัตถุประสงค์  อย่างไรก็ตามเราสามารถแบ่งประเภทของจุดหมายสำคัญโดยอ้างอิงจากขั้นตอนต่าง ๆ ในการดำเนินงาน ดังนี้

1. จุดเริ่มต้นโครงการ (Project Kick-off) : บ่งบอกถึงการเริ่มต้นโครงการอย่างเป็นทางการ
2. การเสร็จสิ้นเฟส (Phase Completion) : บ่งบอกถึงการปิดเฟสหลักของโครงการอย่างเป็นทางการและเริ่มกระบวนการตรวจสอบสำหรับเฟสนั้น ๆ
3. จุดตัดสินใจที่สำคัญ (Critical Decision Point) : เป็นจุดหมายที่แสดงถึงความจำเป็นในการตัดสินใจที่สำคัญ
4. จุดอนุมัติและตรวจสอบ (Approval and Review Point) : หมายถึงจุดตรวจสอบที่ต้องการการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนดำเนินการต่อ เช่น ข้อเสนอทางสถาปัตยกรรม
5. จุดหมายสำคัญด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตาม (Regulatory and Compliance Milestone) : จำเป็นสำหรับโครงการที่มีมาตรฐานทางกฎหมาย ข้อบังคับ หรือคุณภาพ
6. จุดหมายสำคัญด้านการทดสอบและการประกันคุณภาพ (Testing and Quality Assurance Milestone) : เป็นการเสร็จสิ้นการทดสอบหรือขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพ เช่น การสิ้นสุดการทดสอบโดยผู้ใช้งานจริงหรือการผ่าน QC
7. จุดหมายสำคัญการนำไปใช้ (Implementation Milestone) : หมายถึงจุดที่ผลิตภัณฑ์ ระบบ หรือโซลูชันถูกนำไปใช้และทำงานได้อย่างถูกต้อง
8. การปิดโครงการ (Project Closure) : รวมถึงการส่งมอบผลงานทั้งหมด การสรุปเอกสาร การส่งคืนทรัพยากรโครงการ และการตรวจสอบหลังการนำไปใช้

 

ประโยชน์ของจุดหมายสำคัญในโครงการ

ตามหลักจิตวิทยาพื้นฐานของมนุษย์ การบรรลุเป้าหมายจะช่วยกระตุ้นให้บุคคลนั้นมุ่งมั่นในการทำต่อไปและทุ่มเทความพยายามมากขึ้น ในทำนองเดียวกันการบรรลุจุดหมายสำคัญของโครงการช่วยให้ทีมงานมีแรงจูงใจและขวัญกำลังใจ ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการของการใช้งานและการเฉลิมฉลองความสำเร็จตามจุดหมายสำคัญของโครงการที่คุณสามารถจดบันทึกลงบนกระดาษได้

• การวางแผนโครงการที่ดีขึ้น

จุดหมายสำคัญแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่สามารถจัดการได้ง่ายขึ้น ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบและจัดระเบียบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การระบุถึงผลสำเร็จในแต่ละขั้นตอนของโครงการช่วยให้การจัดโครงสร้างและการจัดสรรทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• การติดตามผลที่ง่ายขึ้น

จุดหมายสำคัญทำหน้าที่เป็นจุดตรวจสอบเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการติดตามเป้าหมาย กำหนดเวลา และงบประมาณ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและการใช้จ่ายเกินงบประมาณ ทำให้สามารถระบุช่องโหว่และความเสี่ยงในขณะที่ดำเนินการเพื่อให้โครงการกลับมาอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องได้

• การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ

จุดหมายสำคัญเน้นการสื่อสารความคืบหน้าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทำให้บุคลากรที่ไม่ได้อยู่ในโครงการเห็นความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่โปร่งใสและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถคาดหวังถึงผลลัพธ์ที่สมเหตุสมผลและสร้างความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• การบริหารความเสี่ยง

ผู้จัดการสามารถคาดการณ์ความเสี่ยงและความท้าทายที่อาจก่อให้เกิดปัญหาในขั้นตอนต่าง ๆ ตั้งแต่วางแผนสำหรับจุดหมายสำคัญของโครงการ มันช่วยรับมือกับภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ จัดการกับความเสี่ยงอย่างรอบคอบ และช่วยในการนำกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบมาใช้ก่อนที่จะส่งผลกระทบในทางลบต่อโครงการ

• การควบคุมคุณภาพที่ดีขึ้น

ผู้จัดการโครงการมักจะเชื่อมโยงจุดหมายสำคัญกับการเสร็จสิ้นเฟสหรือการบรรลุเป้าหมายพิเศษในแง่ของคุณภาพ สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจว่ามาตรการตรวจสอบคุณภาพถูกรวมเข้ากับการดำเนินงานของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและช่วยรักษามาตรฐานคุณภาพที่ต้องการตลอดทั้งโครงการ

 

ความท้าทายในการกำหนดจุดหมายสำคัญของโครงการ

ทำความเข้าใจและจัดการกับความท้าทายเหล่านี้เพื่อรักษาโมเมนตัมและมั่นใจว่าคุณทำตามจุดหมายสำคัญได้ตรงเวลา

• จุดหมายสำคัญที่ไม่เหมาะสม

การกำหนดจุดหมายสำคัญที่ไม่เหมาะสมหรือทะเยอทะยานเกินไปโดยไม่ได้ประเมินขอบเขตของโครงการ ทรัพยากรที่มีอยู่ และข้อจำกัดด้านเวลาอย่างเพียงพอ นำไปสู่การพลาดกำหนดเวลาและการสูญเสียความไว้วางใจในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ปัญหานี้สามารถจัดการได้โดยอ้างอิงถึงโครงการก่อนหน้าและหารือกับทีมในขณะที่วางแผนจุดหมายสำคัญที่เหมาะสมและสามารถทำได้ สร้างกระบวนการทบทวนเพื่อประเมินซ้ำและปรับจุดหมายสำคัญเมื่อเริ่มดำเนินโครงการไปแล้ว

• การสื่อสารที่ไม่ดี

การสื่อสารที่ผิดพลาดไม่เคยเป็นผลดีกับคุณ การไม่สามารถสื่อสารจุดหมายสำคัญนำไปสู่การขาดความชัดเจนเกี่ยวกับโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงาน

ใช้ช่องทางการสื่อสารที่เป็นมิตรกับผู้ใช้และจัดการประชุมอัพเดตเป็นประจำเพื่อให้เห็นสถานะของจุดหมายสำคัญแบบเรียลไทม์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจนว่าพวกเขาต้องทำอะไรเพื่อบรรลุเป้าหมายดังกล่าว

• การขยายขอบเขต

การขยายขอบเขตเกิดขึ้นเมื่อข้อกำหนดของโครงการขยายเกินแผนเดิม ทำให้จุดหมายสำคัญตกอยู่ในความเสี่ยง เพิ่มงานและความซับซ้อนที่ไม่ได้คาดไว้ในตอนแรก

เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ วางแผนกระบวนการจัดการ ทบทวนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อขอบเขตของโครงการ รวมถึงปรับการเปลี่ยนแปลงที่จะทำกับจุดหมายสำคัญ ทรัพยากร และกรอบเวลาให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักของกระบวนการ

• การบริหารความเสี่ยงที่ไม่เพียงพอ

ปัญหาที่ไม่คาดคิดและความท้าทายที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันสามารถทำให้ความก้าวหน้าสู่จุดหมายสำคัญออกนอกเส้นทางได้ ดังนั้นการประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียดและสม่ำเสมอในระหว่างขั้นตอนการวางแผนจึงเป็นสิ่งสำคัญ ทางที่ดีที่สุดคือวางแผนรับมือกับความเสี่ยงและภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงเผื่อเวลาและทรัพยากรสำรองไว้เพื่อแก้ปัญหา