คุณจะทำอย่างไรหากต้องการคน 85 คน ในตอนนี้เพื่อจัดการกับข้อมูลโครงการที่มีเอกสารหลายพันฉบับแบบแมนนวล คุณจะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นในสหรัฐอเมริกาได้อย่างไร มันไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่มีพื้นที่สำนักงานสำหรับคนจำนวนมากขนาดนั้น หรือถ้าคุณต้องการให้คน 85 คนนั้นทำงานร่วมกัน
บริษัทมักจะจ้างบุคคลภายนอกสำหรับทำงานหรือโครงการเฉพาะเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย แม้จะเป็นความจริงที่ว่าเราสามารถหาแรงงานต่างประเทศที่ได้รับค่าตอบแทนน้อยกว่าแรงงานในประเทศอย่างมีนัยสำคัญได้ แต่ความสามารถในการจ่ายเงินนั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสมการ และมักไม่ใช่ส่วนที่สำคัญที่สุด
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำคัญสำหรับการบริหารทีมงานระยะไกลอย่างประสบความสำเร็จ
- คัดกรองคนที่มีทักษะภาษาอังกฤษขั้นสูง
ภาษาอังกฤษเป็นภาษากลางทางธุรกิจที่ส่งผลดีต่อคุณในการสร้างทีมงานต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นงานด้านการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการประมวลผลข้อมูล สมาชิกของทีมระยะไกลต้องมีทักษะทางภาษาที่แข็งแกร่งเพื่อเข้าใจความหมายที่ละเอียดอ่อนแบบเจ้าของภาษา การเน้นย้ำถึงความสำคัญของทักษะภาษาอังกฤษที่แข็งแกร่งในคำอธิบายลักษณะงาน และการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครมีทักษะเหล่านั้นระหว่างการสัมภาษณ์และการทดสอบภาคปฏิบัติก่อนที่พวกเขาจะได้รับการว่าจ้างเป็นสิ่งที่จำเป็น
- แต่งตั้งหัวหน้าทีม
ทีมงานต่างประเทศแต่ละแห่งควรมีการบริหารจัดการตนเองโดยหัวหน้าทีมประจำสถานที่นั้น ๆ ซึ่งคอยดูแลการดำเนินงานประจำวัน พวกเขาเข้าใจความแตกต่างทางวัฒนธรรมระหว่างประเทศของบริษัทแม่กับประเทศท้องถิ่นของตน และอยู่กับบริษัทมานานพอที่จะรู้วิธีผสมผสานเป้าหมายของบริษัทเข้ากับวัฒนธรรมของสำนักงานของพวกเขา หัวหน้าทีมท้องถิ่นจะต้องทำงานร่วมกับทีมหลักที่อยู่ในประเทศต้นทางอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามีความต่อเนื่องทั่วทั้งบริษัท
- รักษาความปลอดภัยของข้อมูลด้วยรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง
มีความกังวลที่เพิ่มขึ้นเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลในมือของพนกงานต่างชาติ ตามการศึกษาของ PwC ประมาณ 85% ของบริษัทที่รับงาน Outsource ในอินเดียกล่าวว่าพวกเขาประสบกับปัญหาการละเมิดความปลอดภัยของข้อมูลในปีที่ผ่านมา โดยรัฐบาลของหลาย ๆ ประเทศกำลังพยายามจัดการกับความกังวลเหล่านี้
คุณไม่ควรส่งข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าไปยังต่างประเทศ และควรบังคับใช้กฎหมายความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดกับพนักงานทุกคน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานในต่างประเทศหรือไม่ก็ตาม ทั้งพนักงานประจำและพนักงานสัญญาจ้างจะต้องเข้าสู่ระบบผ่านเว็บไซต์ที่ปลอดภัยของบริษัท ซึ่งปกป้องความเป็นส่วนตัวและให้โอกาสฝ่ายบริหารในการตรวจสอบเนื้อหาและกิจกรรมที่ทำ
การใช้ซอฟต์แวร์จัดการรหัสผ่านอย่าง OnePassword หรือ LastPass ซึ่งบังคับให้พนักงานใช้รหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับทุกเว็บไซต์ และสร้างรหัสผ่านที่ไม่มีความหมายโดยอัตโนมัติแทนที่จะเป็นคำหรือวลีจริง ๆ สามารถช่วยเพิ่มความปลอดภัยของการดำเนินงานได้
- ใช้แพลตฟอร์มการจ้างงานออนไลน์
แพลตฟอร์มสำหรับการจ้างงานระยะไกลทั่วโลกสามารถนำมาใช้เพื่อคัดกรองผู้สมัครและทดสอบตลาดใหม่ก่อนที่จะตัดสินใจจ้างงานจริง โดยอาจมอบหมายงานเป็นการทดสอบเพื่อประเมินและค้นหาผู้สมัครที่มีทักษะภาษาขั้นสูง
นอกจากนั้นแล้วคุณยังสามารถลงทุนเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเพื่อจ้างพนักงานสามคนในคราวเดียวเพื่อคัดเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุด เพราะท้ายที่สุดแล้วคุณจะไม่รู้ว่าผู้สมัครมีความสามารถจริงตามที่กล่าวอ้างหรือไม่จนกว่าพวกเขาจะเริ่มทำงานให้คุณ อีกทั้งบางแพลตฟอร์มยังมีการจ่ายเงินเดือนโดยการแปลงสกุลเงินระหว่างประเทศเป็นฟีเจอร์เสริมด้วย
- อนุญาตให้ทำงานระยะไกล
การอนุญาตให้พนักงานระยะไกลทำงานจากบ้านช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องสร้างหรือเช่าสำนักงาน พนักงานต่างประเทศสามารถใช้อุปกรณ์โทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ส่วนตัวของตนเองไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม การอนุญาตให้พนักงานระยะไกลทำงานจากที่บ้านยังช่วยให้พวกเขาสามารถสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้น ส่งผลให้พวกเขามีความสุขและเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพ
- สร้างโครงสร้างรองรับการสื่อสารทั่วโลก
เป้าหมายของการมีทีมงานระยะไกลคือการทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนนั่งทำงานอยู่ข้าง ๆ คุณ ไม่ใช่คนละซีกโลก เมื่อก่อนทีมงานต่างประเทศมักจะติดต่อสื่อสารกันผ่านอีเมลและ Skype เป็นหลัก ปัจจุบันเราสามารถใช้ซอฟต์แวร์อย่าง Slack เพื่อสื่อสารแบบเรียลไทม์ พร้อมกับฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น การแชร์ไฟล์ ช่องส่วนตัว การส่งข้อความโดยตรง การโทร และอีเมลที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในอดีต โดยผสานเข้ากับระบบปฏิบัติการของคุณได้อย่างราบรื่น
- เยี่ยมชมสำนักงานต่างประเทศเป็นประจำทุกปี
ความท้าทายประการหนึ่งของการบริหารทีมระยะไกลคือการทำให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงกับบริษัท การไปเยี่ยมสำนักงานต่างประเทศเป็นประจำทุกปีจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกทุกคน
ตัวอย่างเช่น การจัดการประชุมนอกสถานที่พร้อมที่พักเพื่อให้ทีมงานทั้งหมดสามารถพักค้างคืนได้ มันจะเป็นช่วงเวลาที่สนุกสนานและเป็นวิธีที่ทุกคนจะได้พบกัน อาจมีการจัดงานปาร์ตี้และทำกิจกรรมสร้างทีม เช่น การปีนหน้าผา วอลเลย์บอล หรือโกคาร์ท รวมไปถึงสามารถจัดประชุมวางแผนกลยุทธ์กับหัวหน้าทีมท้องถิ่นเพื่อทบทวนเป้าหมายของบริษัทได้อีกด้วย นอกจากนั้นการเชิญพนักงานระยะไกลจากทั่วโลกมาเยี่ยมชมสำนักงานใหญ่ก็เป็นวิธีที่ดีเช่นเดียวกัน
Leave a Reply