Distributed Work และผลกระทบต่อพนักงานและองค์กร

การระบาดครั้งใหญ่ได้ผลักดันให้นายจ้างหาวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น และ Distributed Work (การทำงานแบบกระจาย)ซึ่งคำนึงถึงความเป็นไปได้เชิงพื้นที่ที่หลากหลาย ดูเหมือนจะเป็นวิธีที่เป็นไปได้มากที่สุดสำหรับหลาย ๆ คน

การระบาดของโควิด-19 ทำให้คำนิยามของรูปแบบการทำงานซึ่งเคยเป็นเพียงแค่ทางเลือกกลายเป็นคำที่คุ้นหูและถูกใช้งานอย่างเป็นทางการ เช่น WFH (Work from Home) IRL (In Real Life เปรียบเทียบกับกิจกรรมที่ดำเนินการบนแพลตฟอร์มดิจิทัล) WFA (Work from Anywhere) Remote Working (การทำงานทางไกล)และ Distributed Work

สิ่งที่เหมือนกันของวิธีการเหล่านี้คือรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งผู้นำบริษัทต้องนำมาปรับใช้เพื่อให้ธุรกิจของพวกเขาดำเนินต่อไปได้ท่ามกลางมาตรการกักตัวและจำกัดการเดินทางในช่วงของการระบาด

การกลายพันธุ์ของเชื้อไวรัสทำให้เกิดการล็อกดาวน์ซ้ำ ๆ การเพิ่มขึ้นและลดลงของจำนวนผู้ติดเชื้อทำให้สถานการณ์กลับสู่ภาวะปกติได้ช้าออกไป ในความเป็นจริงก็คือโมเดลแบบผสมจะกลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ไม่ว่าเราจะชอบหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกลุ่มคนงานที่มีทักษะสูงและการศึกษาดีในอุตสาหกรรมเฉพาะ

“การเปลี่ยนแปลงเชิงลึกในพฤติกรรมขององค์กรและบุคคลไม่ได้เกิดขึ้นง่าย ๆ เทคโนโลยีและการเชื่อมต่อทางดิจิทัลช่วยให้สามารถ WFH ได้นานหลายปีแล้ว แต่เราต้องรอจนกระทั่งเกิดการระบาดครั้งใหญ่ทั่วโลก การทำงานทางไกลถึงจะได้รับความสนใจและเราเริ่มคิดถึงความเป็นไปได้ของ Distributed Work” Nora Fehlbaum กล่าว

CEO ของ Vitra บริษัทเฟอร์นิเจอร์จากสวิตเซอร์แลนด์ ผู้นำด้านการออกแบบสถานที่ทำงานอย่างสร้างสรรค์ ได้เน้นย้ำเรื่องนี้ใน Vitra Talks สัมมนาดิจิทัลความยาว 90 นาที ที่เน้นไปที่การทำงานในอนาคตซึ่งจัดขึ้นเมื่อเดือนมีนาคมที่ผ่านมา

หัวข้อ Distributed Work นั้นมาได้ถูกเวลา เมื่อพิจารณาถึงแรงงานในประเทศที่พัฒนาแล้วทั่วโลก ซึ่งส่วนใหญ่ต้องทำงานจากบ้านหรือสถานที่อื่นนอกเหนือจากสำนักงานเนื่องจากการล็อกดาวน์ โดยมีความแตกต่างจาก Remote Working ที่หมายถึงการแยกทำงานนอกสถานที่สำหรับพนักงานแต่ละคน คือ Distributed Work นั้นเป็นรูปแบบขององค์กรซึ่งพื้นที่ทำงานจะถูกกระจายโดยเจตนาแบ่งตามลักษณะของพื้นที่ ไม่ว่าจะเป็นจากที่บ้าน Co-working space หรือแม้แต่คาเฟ่

รูปแบบการทำงานนั้นมีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนได้ง่ายโดยอาจกระจายบางส่วนให้มีพนักงานอยู่ทั้งในและนอกสำนักงาน กระจายแบบเต็มรูปแบบ หรือมีพนักงานบางคนอยู่ที่สำนักงานเป็นหลักแต่ทำงานจากที่บ้านสองถึงสามวันต่อสัปดาห์ก็ได้

หลักการคือไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยบริษัทให้ความเชื่อเหลือและสนับสนุนทรัพยากรเกี่ยวกับการสร้างสถานที่ทำงานที่เอื้ออำนวยไม่ว่าจะในหรือนอกสำนักงาน รวมถึงส่งเสริมความปลอดภัย ความเป็นอยู่ที่ดี ประสิทธิภาพการทำงาน ความคิดสร้างสรรค์ และการพัฒนาส่วนบุคคลของพนักงาน

การเปลี่ยนไปใช้ Distributed Work มีผลกระทบต่อการออกแบบพื้นที่ในสถานที่ที่ได้รับผลกระทบ “ที่ Vitra เราเชื่อว่าสภาพแวดล้อมกำหนดความคิดและความรู้สึก การตกแต่งภายในมีอิทธิพลต่อทุกวันของเรา พื้นที่ใช้สอยสามารถเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร ยกระดับจิตวิญญาณ และส่งผลต่อความเป็นอยู่ที่ดี” Fehlbaum กล่าว

งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าสำนักงานยังคงมีความสำคัญในการเริ่มต้นการอภิปรายที่ดีซึ่งอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่สร้างสรรค์ ความสนิทสนมที่ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรก็ยากที่จะเกิดขึ้นได้เมื่อทำงานคนเดียว

“ในมุมหนึ่งสำนักงานที่ดีก็เปรียบได้กับบ้านที่น่าอยู่ ให้การต้อนรับโดยไม่อึดอัดใจ ให้ที่หลบภัย ความสนุกสนาน และเป็นสถานที่สำหรับการเริ่มต้น” Gianpiero Petriglieri รองศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์การที่ INSEAD และวิทยากรของVitra Talks กล่าว

“ผู้นำที่ดีจะพยายามปลูกฝังวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการผสมผสานระหว่างความเป็นอิสระและความเป็นส่วนรวม คุณเห็นความพยายามเหล่านั้นสะท้อนในวัฒนธรรมองค์กร พวกเราบางคนและงานบางประเภทอาจต้องการความสันโดษ ในขณะที่ส่วนอื่น ๆ ต้องการความเป็นสังคม แต่โดยทั่วไปแล้วเมื่อเราสามารถเปลี่ยนไปมาระหว่างทั้งสองแบบได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก เราก็มักจะรู้สึกดี” เขากล่าวเสริม

นักออกแบบก็ต้องตอบสนองเช่นเดียวกัน

Gwen Tan สถาปนิกและผู้ร่วมก่อตั้ง Formwerkz Architects ได้รวมหน้าจอสัมผัสเข้าไว้บนเคาน์เตอร์กลางของชุดครัว เพื่อให้สามารถขยายการสนทนาและการแลกเปลี่ยนความคิดไปยังแพลตฟอร์มดิจิทัลได้แม้ในขณะที่ถือถ้วยกาแฟ

“มันสามารถเปลี่ยนรูปแบบเพื่อใช้เล่นเกมในช่วงเวลาพัก หรืออำนวยความสะดวกในการนำเสนอข้อมูลบางอย่างที่มองเห็นได้ชัดเจนในแนวระนาบ” เธอกล่าว

ในการออกแบบห้องสมุดที่สำนักงานของ ARCC ที่ One Marina Boulevard ซึ่งสร้างเสร็จเมื่อปีที่แล้ว เธอก็เลือกใช้โต๊ะข้างน้ำหนักเบาพร้อมที่จับซึ่งสามารถยกด้วยมือเดียวและเคลื่อนย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้ โดยไม่ทำให้ของที่วางบนโต๊ะหล่น

Co-Working Office เป็นส่วนผสมที่ลงตัวของการทำงานแบบ Agile นายจ้างที่กำลังวางแผนเรื่องความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อให้เป็นไปตามมาตรการการเว้นระยะห่างที่ปลอดภัย มองหาสถานที่ลักษณะนี้เป็นทางเลือกให้กับพนักงานที่ต้องทำงานจากที่บ้าน ในขณะเดียวกัน Hot-Desking ก็เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับพนักงานที่ต้องการพื้นที่ทำงานอย่างกะทันหันเพื่อหนีจากความวุ่นวายที่บ้าน

“เราพึ่งพาเทคโนโลยีมาตลอดหกปีที่ผ่านมา การแพร่ระบาดครั้งนี้เร่งให้เกิดการใช้งานมากขึ้นไม่เพียงแค่ในรูปแบบการทำงาน แต่ยังรวมถึงในชีวิตประจำวันของเราด้วย” Tatiana Gomez ที่ปรึกษาด้านสถานที่ทำงานของ Herman Miller กล่าว

พนักงานหลายคนเปลี่ยนบ้านและห้องอ่านหนังสือของตนเพื่อจำลองการออกแบบสำนักงานที่มีประสิทธิภาพ เช่น การใช้งานเก้าอี้สำนักงานที่เหมาะกับสรีระและโต๊ะแบบปรับความสูงได้

ก่อนหน้านี้ผลิตภัณฑ์สำนักงานจำนวนมากได้รับการออกแบบเพื่อแก้ปัญหาครั้งละหนึ่งหรือสองอย่างเท่านั้น “เป็นตัวอย่างที่ดีของนวัตกรรมสายการผลิตที่ตอบสนองต่อความต้องการของ Distributed Work และทุกอย่างที่จะมีความสำคัญในสถานที่ทำงานใหม่ ทั้งเรื่องการปรับตัว งานแบบผสมผสาน ความยืดหยุ่น ความสนุก พื้นที่ขนาดเล็ก และตัวเลือก” Gomez กล่าว