5 วิธีพัฒนาการทำงานระยะไกลเพื่อรักษาความสำเร็จใน Digital Workspace
หากบริษัทของคุณอยู่ในจุดที่มีการกำหนดนโยบายการทำงานระยะไกลที่ชัดเจน แสดงว่าคุณได้ทำสิ่งต่าง ๆ มากมายในช่วงสองปีที่ผ่านมา ธุรกิจทั่วโลกช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับโฮมออฟฟิศ ประเมินว่าตำแหน่งใดควรใช้การทำงานแบบผสมผสานหรือระยะไกลอย่างเต็มรูปแบบ รวมถึงวางแนวทางเกี่ยวกับการสื่อสารและการประชุมออนไลน์ ในฐานะผู้นำคุณอาจรู้สึกว่าช่วงเปลี่ยนผ่านไปทำงานระยะไกลได้สิ้นสุดลงแล้ว และในที่สุดคุณก็สามารถทำตามแผนและไม่ต้องไปสนใจมันมากได้ น่าเสียดายที่มันไม่เป็นแบบนั้น
ในขณะที่คุณได้ทำส่วนที่ยากที่สุดไปแล้วอย่างไม่ต้องสงสัย นั่นคือการใช้งานแนวทางและนโยบายการทำงานระยะไกลภายในองค์กรของคุณ แต่การสื่อสารภายในอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จในการทำงานแบบดิจิทัล ต่อไปนี้คือ 5 วิธีในการพิจารณาว่างานระยะไกลของคุณจะยังคงเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและพนักงานของคุณต่อไป หรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่าง
-
ตั้งคณะทำงานระยะไกล
หากคุณไม่มีแผนก HR โดยเฉพาะในองค์กรเช่นเดียวกับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก ขอให้กลุ่มพนักงานจัดตั้งคณะกรรมการซึ่งมีหน้าที่ตรวจสอบนโยบายการทำงานระยะไกลของบริษัทเป็นระยะ เช่น ขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับแง่มุมต่าง ๆ ของการทำงานหรือกระบวนการที่พวกเขาพบว่ามีปัญหารวมถึงส่วนที่พวกเขามองว่าเป็นเรื่องที่ดี การรวบรวมข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอจากพนักงานทุกคน ไม่ว่าจะทำงานระยะไกล แบบผสมผสาน หรือในสำนักงาน มีความสำคัญทั้งต่อขวัญกำลังใจและการประเมินประสิทธิภาพของนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ
-
ทำแบบสำรวจเรื่องการสื่อสารระยะไกล
ส่วนที่มีความท้าทายในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จคือ การทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจเรื่องช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมและความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาตอบสนอง โดยหัวหน้ามักจะข้ามเรื่องข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับมารยาทในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานไป
เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน พิจารณาถึงการส่งแบบสอบถามไปยังพนักงานแต่ละกลุ่ม ทั้งผู้จัดการและสมาชิกในทีมรวมถึงคนที่ทำงานระยะไกล แบบผสมผสาน และในสำนักงาน การแบ่งความคิดเห็นออกตามกลุ่มต่าง ๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการประเมินว่ามีความสับสนเรื่องวิธีและเวลาของการสื่อสารในสภาพแวดล้อมระยะไกลหรือไม่ การขอความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้เป็นประจำสามารถช่วยให้หัวหน้าระบุและแก้ไขปัญหาใหม่ ๆ เกี่ยวกับการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป
-
สนทนาแบบเป็นกันเองกับสมาชิกในทีม
ไม่มีอะไรน่ากลัวไปกว่าการถูกเรียกตัวไปประชุมกับฝ่ายบริหารเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องประสิทธิภาพการทำงานหรือปัญหาด้านพฤติกรรม การประชุมที่เป็นทางการเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้หากผู้จัดการที่มีสมาชิกในทีมซึ่งใหม่ต่อการทำงานระยะไกลคอยให้ความสนใจกับพวกเขาอยู่เสมอ
อาจเป็นเรื่องข้อผิดพลาดทั่วไปที่สังเกตเห็นได้ในแต่ละวัน เช่น เข้าประชุมสาย มีเสียงรบกวนมากเกินไปในระหว่างการสนทนา ส่งงานล่าช้า หรือลืมตอบกลับคำขอของเพื่อนร่วมงานอย่างทันท่วงที การทำเช่นนี้จะช่วยให้หัวหน้าเข้าใจถึงผลดีและผลเสียของการทำงานระยะไกล ผลกระทบของพนักงานที่มีต่อสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ รวมถึงผลการดำเนินงานและประสิทธิภาพของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น การรักษาช่องทางการสื่อสารให้เปิดกว้างและมีความสบายใจสามารถลดความจำเป็นในการจัดการที่เป็นทางการมากขึ้นได้
-
จับตาดูการมีส่วนร่วมของพนักงาน
สัญญาณสำคัญบางประการของสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ ได้แก่ การมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคนไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกสถานที่ การรู้ว่าเพื่อนร่วมงานจะว่างเมื่อใด และการที่ยังคงมีส่วนร่วมในบทสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานและพร้อมที่จะเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งออนไลน์และในสถานที่จริง
แม้ว่ากิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานอาจไม่ใช่เรื่องจำเป็นสำหรับการทำงาน แต่การมีส่วนร่วมนั้นสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งชี้ที่ดีว่าสมาชิกในทีมของคุณมีความเชื่อมโยงกันอย่างไร นอกจากนั้นยังสามารถบอกนายจ้างได้อีกมากเกี่ยวกับขวัญกำลังใจภายในบริษัท รวมถึงว่าการจัดการของคุณทำงานได้ดีหรือไม่ ความสนิทสนมในหมู่เพื่อนร่วมงานเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้การทำงานร่วมกันระยะไกลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
-
จัดอบรมเป็นประจำ
การฝึกอบรมพนักงานเป็นประจำไม่ว่าพวกเขาจะทำงานระยะไกล แบบผสมผสาน หรือในสำนักงาน สามารถเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการรักษานโยบายการทำงานในระยะยาว เมื่อเวลาผ่านไปเป็นเรื่องปกติที่พนักงานที่ทำงานระยะไกลหรือผู้ที่ทำงานร่วมกับคนเหล่านั้นจะเกิดความหละหลวมในนโยบายบางอย่าง เช่น ไม่ให้ใช้การส่งข้อความโดยตรงสำหรับการสนทนาเกี่ยวกับงาน หรือการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของบริษัทเมื่อทำงานจากที่บ้าน เป็นต้น หลักสูตรการฝึกอบรมและทบทวนความรู้อย่างต่อเนื่องช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง และทำให้ทุกคนเข้าใจถึงความคาดหวังเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลภายในองค์กร
สรุป
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะยังใหม่กับการทำงานระยะไกลหรือเป็นองค์กรแบบออนไลน์ที่คุ้นเคยกับการจัดการลักษณะนี้เป็นอย่างดี การประเมินประสิทธิภาพของนโยบายและแนวทางการทำงานเป็นประจำนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำให้แน่ใจว่ามันยังคงให้ผลแบบเดียวกันกับธุรกิจเหมือนตอนที่เริ่มใช้งานเป็นครั้งแรก เมื่อเวลาผ่านไปพนักงานและผู้บริหารอาจมีการเปลี่ยนแปลง บริการใหม่ ๆ อาจถูกเพิ่มเข้ามา และปัจจัยทางธุรกิจอื่น ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปอาจทำให้เกิดความจำเป็นในการทบทวนนโยบายการทำงานระยะไกลที่มีอยู่ ด้วยการเปิดกว้างสำหรับการพูดคุยและปรับเปลี่ยนนโยบาย คุณจะสามารถทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดการงานระยะไกลที่มีอยู่จะเป็นประโยชน์กับบริษัทและมีส่วนสนับสนุนต่อความสำเร็จของธุรกิจและสมาชิกในทีมต่อไป
Leave a Reply