แนวทางการใช้การสื่อสารแบบ Asynchronous ในที่ทำงาน

การหาแนวทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นแท้จริงแล้วไม่ใช่เรื่องง่าย ความนิยมที่เพิ่มขึ้นของการทำงานระยะไกลและการกระจายตัวของทีมงานทำให้วิธีการสื่อสารแบบดั้งเดิมเปลี่ยนแปลงไป แม้ว่าความจำเป็นในการใช้งานโทรศัพท์และการประชุมจะยังคงมีอยู่ แต่ความต้องการสำหรับวิธีการสื่อสารแบบ Asynchronous กำลังมีเพิ่มมากขึ้น รูปแบบการของสื่อสารซึ่งไม่จำเป็นต้องตอบสนองในทันทีกำลังกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับหลาย ๆ คน ไม่ว่าจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม

การสื่อสารแบบ Asynchronous คืออะไร

การสื่อสารแบบ Asynchronous คือวิธีการติดต่อจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งหรือหลายคนโดยไม่จำเป็นต้องตอบกลับแบบเรียลไทม์ ผู้รับสารสามารถรับข้อความได้โดยไม่จำเป็นต้องพร้อมอยู่ในเวลาเดียวกันกับผู้ส่ง และสามารถตอบกลับได้ตามความสะดวก ช่วงเวลาระหว่างการส่งและได้รับการตอบกลับอาจนานเพียงแค่ไม่กี่วินาทีไปจนถึงหลายวันหรือหลายเดือน

แม้ว่าทั้งผู้ส่งและผู้รับจะอยู่ในสถานที่เดียวกัน การสื่อสารแบบ Asynchronous ก็สามารถช่วยให้ทีมมีสมาธิมากขึ้นและลดการรบกวนระหว่างวัน โดยมักถูกนำมาใช้โดยทีมที่ทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสานซึ่งอยู่ต่างสถานที่และต่างเขตเวลา

ในขณะที่การสื่อสารแบบ Asynchronous ไม่ต้องการการตอบกลับแบบเรียลไทม์ทันที การสื่อสารแบบ Synchronous นั้นตรงกันข้าม คือจำเป็นต้องมีการตอบกลับทันทีและในหลายกรณีต้องมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากัน โดยมักเกิดขึ้นผ่านการโทรศัพท์หรือการประชุมทั้งในสถานที่จริงและออนไลน์ ซึ่งผู้เข้าร่วมทั้งหมดถูกคาดหวังให้ตอบสนองแบบเรียลไทม์

ปัจจุบันบริษัทต่าง ๆ มีตัวเลือกมากมายสำหรับการใช้งานการสื่อสารแบบ Asynchronous ในองค์กร ตัวอย่างเช่น อีเมล ซึ่งเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารแบบ Asynchronous เป็นที่นิยมในเกือบทุกอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตามอาจมีการใช้งานเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมากขึ้นเพื่อจัดลำดับความสำคัญและจัดเก็บข้อความหลังจากตอบกลับแล้ว โดยทางเลือกอื่น ๆ ที่เป็นที่นิยม ได้แก่ Slack หรือโปรแกรมแชทอื่น ๆ การแสดงความคิดเห็นในซอฟต์แวร์จัดการโครงการ การแก้ไขเอกสารในซอฟต์แวร์บนคลาวด์ วิดีโอ บันทึกเสียง ข้อความ SMS เป็นต้น แม้ว่าบางวิธีอาจถูกมองว่าเป็นการสื่อสารแบบ Synchronous เนื่องจากการตอบกลับที่รวดเร็ว แต่ก็ยังคงอนุญาตให้มีการตอบสนองที่ล่าช้าได้

ข้อดีของการสื่อสารแบบ Asynchronous

การสื่อสารแบบ Asynchronous กลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้มากขึ้นทั้งในด้านการทำงานและการติดต่อส่วนตัว ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีช่วยให้เกิดการเปลี่ยนผ่านจากรูปแบบการสื่อสารแบบดั้งเดิม ปรับเปลี่ยนวิธีที่เรามีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกัน

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

การถูกรบกวนในที่ทำงานอาจทำให้เสียสมาธิได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นเสียงเรียกเข้า เสียงแจ้งเตือน หรือเพื่อนร่วมงานที่แวะมาคุยสั้น ๆ ซึ่งทำให้ขาดสมาธิและทำลายความต่อเนื่องของงาน การสื่อสารแบบ Asynchronous ช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถเลือกตอบสนองต่อการสื่อสารได้ในเวลาที่เหมาะสมที่สุดและมีสมาธิกับงานของตนเองได้มากขึ้น ซึ่งไม่เพียงแค่ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังเปิดโอกาสให้มีตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นด้วย

• การสื่อสารที่ดีขึ้นสำหรับทีมงานระยะไกล

ในการทำงานระยะไกล แม้สมาชิกในทีมจะอยู่ในเขตเวลาเดียวกัน แต่การประชุมก็ยังคงเป็นสิ่งท้าทายเนื่องจากตารางงานและภาระผูกพันส่วนตัวที่ขัดแย้งกัน วิธีการแบบ Asynchronous ช่วยแก้ปัญหาดังกล่าว ทำให้ทีมงานระยะไกลสามารถร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

• มีการบันทึกการสื่อสารที่ชัดเจน

เมื่อทีมทำงานผ่านการโทรศัพท์หรือการประชุมแบบพบหน้ากันเพียงอย่างเดียว ผลลัพธ์ที่สำคัญทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับทักษะการจดบันทึกของผู้ที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีการบันทึกอย่างละเอียดข้อมูลสำคัญอาจสูญหายหรือลืมเลือน

การสื่อสารแบบ Asynchronous ช่วยให้การโต้ตอบและรายละเอียดสำคัญทั้งหมดถูกบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์ที่ใช้งานอยู่ อีเมลสามารถบันทึกไว้ได้ ความคิดเห็นสามารถเก็บไว้ในซอฟต์แวร์จัดการโครงการ ซึ่งในหลาย ๆ กรณีสามารถค้นหาข้อมูลได้ภายในเครื่องมือเหล่านี้ ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบรายละเอียดในภายหลัง

• เพิ่มการไตร่ตรองและความชัดเจน

ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถคิดคำตอบได้ทันที การสื่อสารแบบ Asynchronous ช่วยให้มีเวลาสำหรับการค้นคว้า เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและมีคุณค่า แทนที่จะอาศัยสัญชาตญาณหรือปฏิกิริยาฉับพลัน ผู้คนสามารถชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสีย ประเมินตัวเลือกต่าง ๆ และสื่อสารความคิดของตัวเองได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น ผลลัพธ์ที่ได้คือการทำงานร่วมกันของทีมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

แนวทางปฏิบัติสำหรับการใช้งานการสื่อสารแบบ Asynchronous

แนวทางที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถส่งเสริมการตัดสินใจและเพิ่มความมุ่งมั่นต่อเป้าหมายของทีมให้ดีขึ้นได้

• สร้างแผนการสื่อสารที่ชัดเจน

ควรมีการบันทึกรูปแบบวิธีการสื่อสารต่าง ๆ ที่คาดว่าจะใช้ไว้ในแผนการสื่อสารของบริษัท โดยระบุถึงสถานการณ์ที่ควรใช้วิธีการแบบ Asynchronous  วิธีการจัดลำดับความสำคัญของการสื่อสาร และข้อมูลเกี่ยวกับเวลาในการตอบสนองที่คาดหวัง

• บูรณาการกับการสื่อสารแบบ Synchronous

แม้จะมีการใช้งานเครื่องมือสำหรับการสื่อสารแบบ Asynchronous ได้อย่างดีที่สุดอยู่แล้ว แต่บางครั้งวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดคือการหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาและพูดคุยกับใครบางคนโดยตรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์เร่งด่วนที่ต้องการการตอบกลับทันที

นโยบายการสื่อสารควรระบุถึงกรณีที่คาดหวังให้มีการสื่อสารแบบ Synchronous  และควรมีการแนะนำแนวทางเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น การจำกัดการโทรหรือการประชุมให้อยู่ในระยะเวลาไม่เกิน 30 นาที สามารถช่วยหลีกเลี่ยงการประชุมที่ยาวเกินจำเป็นและรบกวนเวลาทำงานที่มีค่า เป็นต้น

• สื่อสารเวลาทำงานอย่างชัดเจน

สำหรับทีมที่ต้องทำงานข้ามเขตเวลา เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องสื่อสารว่าเมื่อใดที่คุณจะออนไลน์และพร้อมที่จะรับหรือตอบกลับข้อความ

ปัจจุบันเครื่องมือการสื่อสารแบบ Asynchronous หลายตัวเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มปฏิทิน ช่วยให้สถานะของคุณสามารถอัปเดตและซิงค์โดยอัตโนมัติ ดังนั้นหากคุณกำลังอยู่ในการประชุมหรือออกนอกสำนักงาน สมาชิกในทีมก็สามารถคาดการณ์การตอบกลับที่ล่าช้าได้ตามความเหมาะสม

• กำหนดเวลาโฟกัสการทำงาน

การจัดสรรเวลาให้การทำงานที่ต้องใช้สมาธิสามารถช่วยจัดการกับสิ่งรบกวนและส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ การเพิ่มช่วงเวลาดังกล่าวลงในปฏิทินจะเป็นสัญญาณถึงความไม่พร้อมสำหรับการติดต่อของคุณในช่วงเวลานั้น

เครื่องมือการสื่อสารแบบ Asynchronous บางอย่าง เช่น อีเมลหรือแพลตฟอร์มการแชทมีฟีเจอร์ปิดเสียง ซึ่งหมายความว่าคุณยังคงเชื่อมต่ออยู่แต่จะไม่ได้รับการแจ้งเตือนสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง สิ่งนี้สามารถจำกัดสิ่งรบกวนในขณะที่คุณกำลังทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้