แนวทางปฏิบัติเมื่อต้อง Work From Home

แนวทางปฏิบัติเมื่อต้อง Work From Home

การทำงานในปัจจุบันไม่จำเป็นต้องมีออฟฟิศประจำ ทำให้การทำงานที่ไหนก็ได้กลายเป็นเรื่องธรรมดาของการทำงานในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานจากที่บ้าน ร้านกาแฟ ห้องสมุด โดยเฉพาะช่วงที่อากาศไม่ดีหรือป่วย เพียงแต่จะต้องโฟกัสว่างานที่ทำจะต้องสำเร็จลุล่วง เพราะฉะนั้นจึงมีความคำถามว่าพนักงานควรจะทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) หรือไม่ หากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนารุนแรงขึ้น ภายหลังลูกจ้างในสหรัฐอเมริกา ต้องทำงานจากที่บ้าน จากการที่ธุรกิจต้องปิดออฟฟิศเป็นการชั่วคราว

อย่างไรก็ตามมีบางบริษัท เช่น Google Microsoft เตรียมรับมือกับสถานการณ์การแพร่ระบาดไวรัส COVID-19 โดยการมอบเครื่องมือสำหรับการประชุมทางไกลให้ใช้งานฟรี เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับคนในช่วงจำเป็นที่จะต้องทำงานจากที่บ้านกัน ซึ่งก็เป็นไอเดียที่ดีและเป็นแนวปฏิบัติที่ช่วยลดความเสี่ยงลงได้ในปัจจุบัน

ประโยชน์ของนโยบายการทำงานจากที่บ้าน

นโยบาย Work From Home มีประโยชน์หลายอย่าง ทั้งจากการทำงานระยะไกลหรือการทำงานที่ไหนก็ได้ของทั้งลูกจ้างและนายจ้าง โดยข้อมูลจาก Forbes รายงานว่าการทำงานระยะไกลช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยให้บริษัทหลุดพ้นจาก Bottom Line หรือจุดต่ำสุดของผลประกอบการ และกลับมามีกำไรได้ เนื่องจากพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากความวิตกกังวลที่น้อยลง รวมถึงความเครียดที่ลดลงด้วย เพราะไม่ต้องไปเจอความเสี่ยงจากการติดเชื้อ COVID-19 ระหว่างการเดินทางไปทำงาน

ทั้งนี้ข้อดีต่อบริษัทอีกอย่างในการ Work From Home คือบริษัทจะมีค่าใช้จ่ายการดำเนินการที่ลดลง และรวมถึงการจ่ายค่าชดเชยให้กับพนักงานก็จะน้อยลงด้วย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อต้อง Work from Home  

อันดับแรกสำหรับโปรแกรมการทำงานจากที่บ้าน บริษัทจะต้องอธิบายแนวทางการทำงานให้ชัดเจน โดยองค์ประกอบสำคัญในการทำงานจากที่บ้าน มีรายละเอียดที่อยากแนะนำ ดังนี้

• การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม : คอมพิวเตอร์ อีเมล การคอนเฟเรนซ์ผ่านโทรศัพท์มือถือ ตลอดจนการเข้าถึงเครือข่ายภายในองค์กร ซึ่งแนวทางนี้ใช้ได้กับการ Work From Home หรือการทำงานจากที่สาธารณะก็ได้
• การเชื่อมต่อที่ปลอดภัย : โดยอาจจะเชื่อมต่อผ่าน Wi-Fi หรือผ่าน VPN ที่ทำหน้าที่เป็นบัฟเฟอร์ระหว่างการเชื่อมต่อ Wi-Fi กับอุปกรณ์มือถือหรือแล็ปท็อป
• การใช้โปรแกรมการสื่อสาร : การติดต่อกันภายในองค์กรผ่านทาง Skype หรือ Slack ทั้งการโทรศัพท์ การส่งอีเมล ส่งข้อความ หรือ video conference เนื่องจากการทำงานระยะไกลอาจจะทำให้รู้สึกโดดเดี่ยวในบางครั้ง เพราะฉะนั้นจึงต้องหมั่นติดต่อสื่อสารกัน
• มาตรฐานจากการทำงานรูปแบบ Work From Home : เพื่อให้นโยบายมีแนวปฏิบัติที่เป็นไปทางเดียวกัน บริษัทจะต้องตั้งมาตรฐานหรือความคาดหวังจากการทำงานไว้ เช่น ตารางการทำงานประจำวัน การรายงานว่าแต่ละวันพนักงานทำอะไรบ้าง การรายงานการใช้อุปกรณ์ ตลอดจนแนวทางการปกป้องข้อมูลสำคัญของบริษัท
• ทดสอบโปรแกรม Work From Home : ต้องมีการทดสอบการใช้งานของโปรแกรมต่าง ๆ ว่ามีความเหมาะสมหรือสะดวกในการใช้งานหรือไม่อย่างไร และต้องประเมินประสิทธิภาพการทำงานอย่างน้อย 6 เดือนเป็นอย่างน้อย เพื่อให้การทำงานของทุกฝ่ายออกมาราบรื่น
• เชื่อใจพนักงาน : หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของการทำงานจากที่บ้านคือนายจ้างจะต้องไว้ใจลูกจ้าง ว่างานจะดำเนินไปได้ แม้ไม่ได้ทำงานที่ออฟฟิศ

Work from Home Safety Risks

การประกันภัยธุรกิจขนาดเล็ก จะต้องคุ้มครองแรงงานทั้งจากการทำงานที่ออฟฟิศ และการทำงานจากที่บ้าน ซึ่งจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายด้วยเช่นกัน ทั้งนี้นโยบายขึ้นอยู่แต่ละบริษัท แล้วการทำงานจากที่บ้านแม้จะมีข้อดีหลายอย่าง แต่ก็มีความเสี่ยงอยู่เหมือนกัน ซึ่งมีดังนี้

• ตามหลักสรีรศาสตร์ การทำงานจากที่บ้านไม่เอื้อต่อการทำงาน : และเป็นความท้าทายในการทำงาน และก็เป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจว่าการทำงานจากที่บ้านจะเป็นไปตามสรีรศาสตร์อย่างไร เช่น ต้องนั่งทำงานท่าไหน เนื่องจากแต่ละบุคคลไม่เหมือนกัน เพราะฉะนั้นจึงมีโอกาสที่จะได้รับบาดเจ็บเกิดขึ้นได้ เช่น โรคออฟฟิศซินโดรม จากการนั่งทำงานผิดท่า
• พื้นที่ทำงานน่าอึดอัดใจ : แม้ว่าการทำงานจากที่บ้าน จะทำให้ไม่เครียดและมีสมาธิจากการทำงานมากขึ้น แต่มีความเสี่ยงที่จะได้รับบาดเจ็บมากกว่า เช่น อาการนั่งทำงานผิดท่า หรือมีการเคลื่อนไหวร่างกายน้อย นอกจากนี้เคยมีงานศึกษาในอดีตที่ระบุว่ามีคู่รักที่ทำงาน Work From Home แล้วเกิดความอึดอัดใจเกิดขึ้น เนื่องจากใช้เวลาอยู่ด้วยกันมากเกินไป
• ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของไซเบอร์ : หากพนักงานไม่ได้ใช้ Wi-Fi หรือ VPN คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอาจจะถูกโจมตีข้อมูล เพราะฉะนั้นต้องรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์ ป้องกันการแฮ็คจากภายนอกองค์กร โดยมีคำแนะนำว่าควรเก็บอุปกรณ์ไว้ใกล้ตัวหรืออยู่ในที่ที่มีความปลอดภัย

Tips ป้องกันความเสี่ยงจากการทำงานจากที่บ้าน

หลักการปฏิบัติเพื่อสร้างความปลอดภัย จะต้องมีการสร้างโปรโตคอล และมีนโยบายที่สอดคล้องกับข้อกำหนด ประกอบด้วย

• สร้างพื้นที่การทำงาน : พนักงานควรหาสถานที่ทำงานภายในบ้านที่มีสิ่งรบกวนน้อยที่สุด หรืออาจจะมีการทดสอบอุปกรณ์ต่างๆ ก่อนเริ่มทำงานรูปแบบ Work From Home ก่อนก็ได้
• ตรวจสอบพื้นที่ทำงาน : ควรตรวจสอบว่าพื้นที่ทำงานมีความปลอดภัย ระบายอากาศได้ดี ไม่เสี่ยงต่อการเกิดไฟไหม้ หรือความเสี่ยงอื่น ๆ ที่อาจจะเกิดอันตรายระหว่างการทำงานได้
• บริษัทสอนการป้องกันการบาดเจ็บ : ตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานในบริษัท สามารถรับมือกับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นจากสถานที่ทำงานได้ เพื่อให้การทำงานจากที่บ้านออกมาดีที่สุด