มอบหมายงานอย่างไร เพื่อช่วยให้พนักงานทำงานอย่างชาญฉลาดที่สุด

การทำงานอย่างชาญฉลาดโดยการยื่นทางเลือกที่มีความยืดหยุ่นแก่พนักงาน จะทำให้คุณไปถึงเป้าหมายทางธุรกิจได้ในปี 2021 ท่ามกลางข้อจำกัดในช่วงโควิด-19 และสถานการณ์เศรษฐกิจโลกที่กระทบอยู่ในปัจจุบัน

ธุรกิจหลายแขนงกำลังปรับไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความยืดหยุ่นสูงเนื่องจากการเข้ามาของเทคโนโลยีที่ล้ำสมัย สำหรับนายจ้างหลาย ๆ ที่นั้น ก็ตระหนักได้ว่า การแพร่ระบาดของโรค ส่งผลให้มีการ work from home มากขึ้นกว่าแต่ก่อน ซึ่งความต้องการที่มีมากขึ้นในเรื่องความยืดหยุ่นของชั่วโมงทำงานได้ผลักดันให้เกิดการกระจายหน้าที่การทำงานที่กำลังได้รับความนิยมอยู่ในขณะนี้ พนักงานมากกว่า 23% กล่าวว่าองค์กรของพวกเค้านั้นได้มีการกระจายงานแบบเต็มกำลัง ซึ่งตัวเลขดังกล่าวอาจจะเพิ่มขึ้นอีกมากเนื่องมาจากสภาวะอากาศโลก

อะไรคือการกระจายกำลังการทำงาน?

วลียอดฮิตนี้ “กระจายกำลังการทำงาน” นั้นหมายถึง การที่พนักงานได้รับมอบหมายงานที่ต้องรับผิดชอบในพื้นที่ใหญ่ ๆ และนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาช่วยลดขีดจำกัด และ รูปแบบการทำงานตามธรรมเนียมเดิม ๆ

ตามที่คุณได้เห็นว่า การกระจายการทำงานนั้นไม่เหมือนการทำงานบนแฟลตฟอร์มเสมือนจริง เพราะการกระจายงานนั้นจะต้องใช้โครงข่ายในการเชื่อมโยงการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถดึงแหล่งข้อมูลที่สำคัญขององค์กรมาใช้ได้ ซึ่งรวมไปถึง อีเมล์ ข้อมูลต่าง ๆ ใบสมัคร และอื่น ๆ ที่เป็นเอกสารสำหรับการทำงานออฟฟิศโดยทั่วไป

การกระจายการทำงานส่งผลดีต่อบริษัทอย่างไร?

1. เพิ่มเนื้องาน

การกระจายการทำงานนี้สามารถช่วยเพิ่มเนื้องานได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณได้ตระเตรียมอุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ ไว้อย่างพร้อมสรรพ รวมไปถึงเก้าอี้ทำงาน ทีมทำงานที่ทำงานจากข้างนอกจะสามารถส่งมอบงานได้ในระยะเวลาอันสั้น และพร้อมสำหรับการทำงานชิ้นต่อไปเมื่อพวกเขารู้สึกว่าการได้รับอนุญาตให้ทำงานจากข้างนอกนั้นเป็นสิทธิพิเศษ ด้วยทัศนคติที่เป็นบวก และความสามารถในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้มีความน่าสนใจขณะที่กำลัง work from home นั้น พวกเขาจะทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้นเพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนโอกาสที่ได้รับในการ work from home โดยปราศจากความเข้มงวด

จากการศึกษาล่าสุดพบว่า 53% ของพนักงานที่ทำงานจากข้างนอกเล่าว่าพวกเขาสนใจที่จะทำงานล่วงเวลา แต่ในทางกลับกัน มีเพียง 28% ของพนักงานที่เข้าออฟฟิศที่สนใจอยากจะทำสิ่งเดียวกัน ซึ่งการรายงานได้ชี้ให้เห็นว่า

• 45% ของพนักงานที่ทำงานทางไกล เชื่อว่าพวกเขาสามารถทำงานได้ดีขึ้น (ส่งมอบได้มากขึ้นภายใต้ทรัพยากรที่มีไม่มาก)
• 44% ของพวกเขาเล่าว่า พวกเขาอยู่บ้านแล้วถูกขัดจังหวะหรือรบกวนน้อยกว่า
• 99% ของผู้จัดการเล่าว่า พนักงานที่ได้รับความยืดหยุ่นในการทำงานสามารถส่งมอบชิ้นงานได้มากกว่า

จากปัจจัยที่กล่าวมานี้ บริษัทสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องทรัพยากร จากการใช้แหล่งทรัพยากรที่เหมาะสม แต่ยังคงได้เนื้องานเช่นเดิม

2. เพิ่มคุณภาพทางด้านสุขภาพร่างกาย

ในปัจจุบัน รัฐบาลได้มีการกระตุ้นให้บริษัทต่าง ๆ หันมาใช้เทคโนโลยีทางการสื่อสารให้มากขึ้น เพื่อลดการแพร่ระบาดของไข้หวัดประเภทต่าง ๆ

นอกเหนือจากการป้องกันโรคที่อาจเป็นอันตรายถึงชีวิตแล้ว การกระจายงานให้พนักงานนั้นจะต้องมั่นใจด้วยว่า พนักงานนั้นมี สุขภาพ และ work-life balance ที่ดี  มีความเครียดลดลง

การวิจัยแสดงให้เห็นถึง

• 75% ของพนักงานที่ได้รับมอบหมายงานไปทำที่บ้านนั้นสามารถรับผิดชอบงานของตัวเองได้ต่อในสภาวะโรคระบาด, อากาศแปรปรวน, การก่อการร้าย, และปัญหาอื่น ๆ ที่ใกล้เคียงกัน
• 28% ของพนักงานในออฟฟิศ ก็คิดแบบเดียวกัน
• บริษัทที่มีความยืดหยุ่นในการทำงานรายงานว่า พนักงานขาดงานลดลง 63%

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า สิ่งนี้ส่งผลดีต่อความสามารถในการทำงาน และประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขาอย่างไร

3. ช่วยลดจำนวนการลาออก

บริษัทที่มีการทำงานที่ยืดหยุ่น ต่างก็ยินดีที่จะมีพนักงานเอาไว้ในระยะเวลาหลาย ๆ ปี ซึ่งเป็นการช่วยทำให้องค์กรนั้นมีโอกาสที่จะรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้ในองค์กรได้นาน ๆ

จากการสำรวจเมื่อไม่นานมานี้ พบว่าบริษัทที่เปิดโอกาสให้พนักงานลงทะเบียนเพื่อทำงานข้างนอกนั้นมีอัตราการลาออกของพนักงานน้อยกว่าองค์กรที่ไม่มีนโยบายนี้ 25% ซึ่งแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศนั้นมีความพอใจงานของตัวเองสูง

4. เพิ่มการเข้าถึงซึ่งความสามารถของพนักงาน

เมื่อพนักงานของคุณต้องทำงานในสภาวะที่มีคนอื่นอยู่ด้วย คุณจะสูญเสียความสามารถเฉพาะตัวบางอย่างของพวกเขาไป ในกรณีนี้จะต่างออกไปถ้าคุณสามารถเปลี่ยนเกมและทำให้พนักงานของคุณเข้าถึงเครื่องมือที่จะทำให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นได้

คุณจะจ้างใครที่อยู่ในมุมต่าง ๆ ของโลกเพื่อให้พวกเขาสามารถช่วยให้คุณไปสู่ไปหมายในการทำธุรกิจก็ได้ สิ่งที่พวกเขาต้องการมีเพียงแค่ เก้าอี้ที่และโต๊ะทำงาน รวมไปถึงอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีขึ้น อย่างเช่นการทำงานรูปแบบใหม่นี้ คือการบริษัทหยิบยื่นทางเลือกที่ไร้ซึ่งความเข้มงวดใด ๆ เมื่อพวกเขาต้องการที่จะรับคนที่อยู่ต่างที่ต่างถิ่น หรือ ที่เมืองเดียวกันเข้าทำงาน

5. ช่วยทำให้ประหยัดมากขึ้น

ในขณะเดียวกัน คุณยังสามารถลดค่าใช้จ่ายโดยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการเข้าถึงแหล่งข้อมูลในรูปแบบเสมือนจริง ถ้าคุณเลือกได้คุณอาจจะขอให้พนักงานของคุณใช้อุปกรณ์ของตัวเอง ซึ่งพวกเขาสามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์แบบ open-source มาช่วยในการจัดการบริหารโปรเจคของตัวเอง และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างเรียลไทม์  ตัวช่วยอย่างวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ที่มีให้เลือกอย่างหลากหลาย ยกตัวอย่างเช่น Hirefive สามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นโดยการสร้างประสบการณ์การมีปฏิสัมพันธ์รูปแบบใหม่ จากการทำงานร่วมกันทางไกล

นอกเหนือจากรูปแบบทางตรงเช่นนี้แล้ว บริษัทสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ด้วยการลงทุนเฉพาะกับบุคลากรที่มีความสามารถ เมื่อคุณออกค่าอุปกรณ์ออฟฟิศให้พวกเขา เช่น เก้าอี้ปรับสรีระ หรือ โคมไฟตั้งโต๊ะ LED เพื่อใช้ในการทำ โฮม ออฟฟิศ เป็นต้น และคุณจะไม่สามารถพูดได้ว่าคุณเสียเงิน เพราะคุณยังมีกำไรจากการประหยัดนี้

ในขณะเดียวกัน พนักงานของคุณก็ประหยัดด้วยเช่นกัน ซึ่งส่งผลดีโดยตรงกับบริษัท เพราะพนักงานของคุณจะประหยัดค่าจ้างคนมาเลี้ยงลูก ค่าเสื้อผ้า ค่าเดินทาง และ อาหาร

ในการวิเคราะห์สถานที่ทำงานจากมุมต่าง ๆ ทั่วโลกพบว่า ประมาณ 50% เป็นอย่างต่ำของการทำงานรูปแบบนี้ในสหรัฐอเมริกา ธุรกิจสามารถลดรายจ่ายลงไปได้ถึง 7 แสนล้านเหรียญสหรัฐ ต่อปี

ถ้าจะพูดในอีกความหมายก็คือ ถ้าพวกเขาทำงานจากข้างนอกเพียงแค่ครึ่งวัน จะส่งผลให้เกิด

• ธุรกิจจะประหยัดเงินได้ 11,000 เหรียญสหรัฐต่อพนักงาน 1 คน ในแต่ละปี (รวมปีละ 5 แสนล้านบาท ทุกปี)
• เนื้องานที่ได้ในภาพรวมประเทศ เพิ่มขึ้นประมาณ 270,000 ล้านเหรียญสหรัฐ
• ลดอัตราการใช้พลังงาน และประหยัดน้ำมันไปได้ 2 พันแกลลอน

สรุป

ถ้าคุณคือเจ้าของธุรกิจที่กำลังมองหารูปแบบการทำงานที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มศักยภาพในแบบแผนการทำงานแล้วล่ะก็ ขอให้พิจารณาถึงการกระจายการทำงานนี้ไว้เป็นทางเลือก นี่ไม่ใช่แนวคิดการทำงานที่ใหม่สำหรับผู้ประกอบการ อย่างไรก็ดี สถานการณ์ในปัจจุบันได้ทำให้ความยืดหยุ่นในการทำงานกลายเป็นสิ่งที่จำเป็น และช่วยเพิ่มศักยภาพให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น