บริหารพนักงานช่วง Work From Home อย่างไร

ความไม่แน่นอนในการทำงานในช่วง COVID-19 ระบาดในตอนนี้ ส่งผลต่อประสิทธืภาพในการทำงานที่บ้านของพนักงานแน่นอน พนักงานไม่ได้พูดคุยกันเพื่อนที่ทำงานบ่อยเหมือนแต่ก่อน บริษัทมีอะไรอัพเดทก็ไม่ได้รู้ไปหมดทุกอย่างเหมือนกัน แถมเวลามีปัญหาในการทำงานก็คุยกับใครไม่ค่อยได้

ความท้าทายในการบริการจัดการทีมที่ทำงานทางไกล

1. ทำงานแบบไม่ได้เห็นหน้าหรืออยู่ด้วยกัน

หัวหน้าทีมก็กังวลว่าลูกทีมจะทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพเหมือนตอนอยู่ในออฟฟิศ (แค่งานบางประเภทนะ) ส่วนลูกทีมก็ติดต่อขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าทีมได้ลำบาหขึ้น บางกรณีก็รู้สึกว่าตัวผู้จัดการละเลยความต้องการของลูกทีมที่ทำงานทางไกลเพื่อให้ทำงานเสร็จ

2. ขาดการเข้าถึงข้อมูล

โดยเฉพาะพนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่ๆจะรู้สึกว่าตัวเองต้องใช้เวลามากขึ้นในการเข้าถึงข้อมูลจากเพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่ได้รับคำตอบจากคำถามง่ายๆที่ถามไป กลายเป็นเรื่องใหญ่สำหรับคนที่ทำงานอยู่บ้าน มันเป็นผลจากการที่เพื่อนร่วมงานที่ต่างคนต่างทำงานคนละที่ไม่มีความรู้ร่วมกันหรือ Mutual Knowledge

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราได้รับอีเมลขอความช่วยเหลือจากเพื่อนในออฟฟิศ เราอาจจะมองว่าเป็นเรื่องปรกติที่เพื่อนในออฟฟิศจะกังวลกับปัญหา แต่ถ้าเป็นเพื่อนรว่มงานที่ทำงานทางไกล ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน เราอาจจะมองว่าคนๆนี้ขาดการทำงานแบบมืออาชีพก็ได้

3. รู้สึกแตกแยกโดดเดี่ยว

ความรู้สึกนี้พบได้ทั่วไปเวลาเราไม่ได้เข้าทำงานในออฟฟิศ เราขาดการติดต่อสื่อสารกับเพื่อร่วมทีม หนักสุดในระยะยาวคือเรารู้สึกไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีม หรือของบริษัทที่เราทำงานให้ ผลที่ตามมาคือพนักงานเริ่มรู้สึกอยากลาออกจากบริษัทมากขึ้นนั่นเอง

4. สิ่งรบกวนในบ้านระหว่างทำงาน

ไม่ว่าจะเป็นลูกๆที่ต้องดูแลระว่างทำงาน หรือตัวเองนั่วทำงานบนพื้นบ้านในห้องนั่งเล่น ภาพเหล่านี้มันสะท้อนความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงานทางไกล จริงอยู่ที่หัวหน้าทีมหรือบริษัทควรส่งเสริมให้พนักงานที่ทำงานทางไกลได้มีเวลาทำงานและเลี้ยงดูลูกไปพร้อมกัน แต่ก็ไม่ใช่ทุกครั้งที่พนักงานจะได้ทำงานอยู่บ้าน ไหนจะออกไปรับส่งลูก พนักงานก็ต้องหยิบงานไปทำที่อื่นด้วย เวลางานก็ลดลงไปอีก ฉะนั้นสิ่งกวลนใจในการทำงานทางไกลจึงมีเยอะพอสมควร

แล้วหัวหน้าทีมควรส่งเสริมพนักงานที่ Work From Home อย่างไรดี

1. ทำระบบเช็คอินให้เป็นกิจลักษณะ

หัวหน้าทีมจะคุยกับลูกทีมตัวต่อตัวหรือคุยกันกับทีมทีเดียวเลยก็ได้ แล้วแต่ว่างานของบริษัทต้องทำงานกันเป็นทีมมากน้อยแค่ไหน แต่การคุยกันต้องคุยกันเป็นกิจลักษณะสม่ำเสมอ มีเวลาการติดต่อชัดเจน ส่วนเรื่องที่คุยก็เป็นการปรึกษาหารือถึงปัญหาในการทำงานและช่วยกินคิดช่วยกันแก้

2. มีช่องทางในการติดต่อสื่อสารหลากหลาย

เพราะอีเมลอย่างเดียวไม่เคยพอ เราใช้พวกวีดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่าง Zoom ที่ทำให้คนในทีมได้เห็นหน้ากันมากขึ้น มันมีข้อดีสำหรับทีมที่มีจำนวนคนไม่ได้มาก การได้เห็นหน้ากันทำให้เพื่อนร่วมทีมได้แชร์ความรู้ที่ได้จากการทำงานมากขึ้น ได้เข้าใจปัญหาของเพื่อนร่สมทีมมากขึ้น แทนที่จะมาตำหนิกันและกัน ทำให้รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและบริษัทมากขึ้น กล้าเปิดใจที่จะคุยในเรื่องอ่อนไหวด้วย

3. ตั้งกฎการมีส่วนร่วม

หนดว่าจะติดต่อกันช่องทางไหน สำหรับเรื่องอะไร แล้วติดต่อกันบ่อยแค่ไหน เวลาไหนบ้าง เรื่องด่วนให้ติดต่อช่องทางไหน พนักงานเองก็ตั้งกฎให้คนอื่นรู้ได้ว่าควรให้ติดต่อกับตัวเองได้บ้างในเวลาไหน ถ้าด่วนก็ให้โทร ไม่ด่วนก็ส่งข้อความมา กฎพวกนี้เป็นการบริหารจัดการความคาดหวังที่เพื่อนร่วมทีมมีต่อคนอื่นในทีมด้วย

4. ให้โอกาสในการมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานบ้าง

ไม่จำเป็นว่าต้องคุยกันเรื่องงานเพียงอย่างเดียว เดี๋ยวนี้ควรมีกิจกรรมผ่อนคลายให้กับเพื่อนร่วมงานได้ทำระหว่างกันผ่านออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นเกม หรือกิจจกรรมสนุกๆ หรือไม่แต่อัพเดทสารทุกข์สุขดิบว่าแต่ละคนทำอะไรช่วงวันหยุดไปบ้าง หรือสังสรรค์กันผ่านวีดีโอคอล กิจกรรมพวกนี้ช่วยให้พนักงานยังรู้สึกว่าตัวเองยังเป็นส่วนหนึ่งของทีมอยู่

5. ให้กำลังใจและสนับสนุนในการปรับทุกข์จากการทำงาน

โดยเฉพาะในช่วงที่พนักงานต้องกลับไปทำงานทางไกลใหม่ๆ พนักงงานอาจเครียด กดดัน กังวลกับการทำงานทางไกล ถ้าพนักงานคนไหนที่กำลังลำบาก แต่ไม่สามารถพูดกับใครได้ หัวหน้าทีมควรลองถามพนักงานดูว่าทำงานวันนี้เป็นอย่างไรบ้าง? บางทีพนักงานอาจจะบอกในสิ่งที่เราเองไม่อยากได้ยินก็ได้ แต่พยายามเข้าใจลูกทีมให้ได้มากที่สุด

พูดมาทั้งหมด การสื่อสารก็ยังเป็นปัญหาอันดับต้นๆในการทำงาน ยิ่งต้องทำงานในยุค COVID-19 ระบาด ยิ่งต้องสื่อสารกัยบ่อยขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าลูกทีมของเราพร้อมทำงานในทุกๆวัน และมีประสิทธิภาพไม่ต่างหรือดีกว่าทำงานในออฟฟิศนั่นเอง

แหล่งที่มา