แนะนำตัวช่วยการทำงานสำหรับการ Work From Home

เครื่องมือการทำงานสำหรับการ Work From Home

 การทำงานระยะไกลหรือการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) ได้รับความนิยมมากขึ้น จากนโยบายความยืดหยุ่นของหลาย ๆ บริษัท เพื่อลดความเสี่ยงจากการติดเชื้อ COVID-19 ยิ่งไปกว่านั้น COVID-19 บังคับให้เราต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Home Office และเปลี่ยนไลฟ์สไตล์การดำเนินชีวิตประจำวัน อย่างไรก็ตามทั้งการทำงานและการดำเนินชีวิต เราสามารถบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพได้ โดยการสร้างความท้าทายให้กับการทำงานจากที่บ้าน ทั้งนี้ยังเป็นการเปิดโอกาสการสร้างความเปลี่ยนแปลงเชิงบวก และเพิ่มความร่วมมือระหว่างทีม

สำหรับบริษัทที่มีนโยบาย Work From Home ประโยชน์ที่จะได้รับ มีดังนี้

• ค่าจ้างและบริการถูกกว่าประเทศอื่น ๆ
• ความสามารถดีกว่าประเทศอื่น ๆ เช่นกัน
• ธุรกิจที่มีเอกลักษณ์อยู่แล้ว จะน่าสนใจยิ่งขึ้น
• สมาชิกในทีมที่ทำงานทั่วโลก ยิ่งเมื่อข้ามโซนเวลา จะทำให้ธุรกิจของคุณรันได้ 24 ชั่วโมง
• ได้รับทราบวัฒนธรรมของแต่ละที่มากขึ้น และมีมุมมองที่แตกต่าง
• ขยายธุรกิจและสร้าง connection ในตลาดอื่น ๆ

เครื่องมือสำหรับการควบคุมทีม

ในบทความนี้เราจะพูดถึงเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานทางไกล ซึ่งเพื่อให้ข้อมูลได้อย่างชัดเจนที่สุด การทำงานทางไกลหมายถึงการทำงานในทีมเดียวกันที่อยู่กันคนละพื้นที่ซึ่งอาจจะอยู่คนละประเทศ คนละโซนเวลาทั่วโลก โดยความแตกต่างนี้จะเป็นความท้าทายเฉพาะที่จะเปรียบเทียบกับพื้นที่หรือประเทศอื่น ประกอบด้วย

• โซนเวลา
• กำแพงภาษา
• ความแตกต่างทางวัฒนธรรม
• วันหยุดทางศาสนา, กิจกรรมประจำปี หรือกิจกรรมอื่น ๆ เป็นต้น
• วัฒนธรรมการทำงานที่หลากหลาย
• ความแตกต่างของค่าแรงขั้นต่ำ หรือค่าแรงมาตรฐาน
• ความแตกต่างของสิทธิแรงงาน
• ความแตกต่างทางเทคโนโลยี (ความเร็วของอินเทอร์เน็ต หรืออื่น ๆ เช่น การเข้าถึงเว็บไซต์)

1.Serene (Mac)

Serene เป็นเครื่องมือสำหรับการทำงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ และไม่มีค่าใช้จ่าย (ไม่เสียค่าใช้จ่าย) โดยแอพพลิเคชั่นนี้ จะช่วยให้พนักงานเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากที่สุด โดยจะโฟกัสที่เป้าหมายของแต่ละวันมากกว่าการแบ่งความสนใจเฉพาะรายบุคคล โดยมีการศึกษาที่แสดงถึงทักษะอันหลากหลายที่เป็นคีย์สำคัญในการใช้ Serene อย่างไรก็ตามสโลแกนของแอพฯ นี้ระบุว่า “Multi-tasking is a myth. Single-tasking is a superpower.”

คุณสมบัติหลัก

• ตัวบล็อกเว็บไซต์: บล็อกเว็บไซต์ที่ทำให้คุณเสียสมาธิ เช่น โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ข่าว เป็นต้น
• ตัวบล็อกแอพพลิเคชั่น : นอกจากเว็บไซต์แล้ว คุณสามารถบล็อกแอพฯ ที่รบกวนการทำงานได้ เช่น โซเชียลแอพฯ หรือแอพอีเมล เป็นต้น
• แบ่งเซสชั่นที่ไม่มีการรบกวน : เช่นการตั้งเวลาทำงาน 20-60 นาที แล้วพัก เพื่อให้ประสิทธิภาพออกมาสูงที่สุด
• ตัวจับเวลาเซสชั่น : โดยจะแสดงเวลาว่าคุณมีเวลาเหลือสำหรับทำงานมากน้อยแค่ไหน เพื่อเป็นเครื่องมื่อกระตุ้นการทำงาน ซึ่งจะมีแรงจูงใจให้ในช่วงท้ายของเซสชั่น
• รายการสิ่งที่ต้องทำ : จัดการงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมทำถูกต้อง
• การวางแผนรายวัน : กำหนดเป้าหมายและภารกิจ และสิ่งที่ทำเสร็จไปแล้ว
• การโฟกัสเพลง : เล่นเพลงประกอบเพื่อช่วยให้คุณจดจ่อ
• เครื่องระงับเสียงโทรศัพท์ : กำหนดให้โทรศัพท์อยู่ในหมวดห้ามรบกวน ขณะทำงาน เพื่อลดการไม่มีสมาธิระหว่างทำงาน

2.Toggl (Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox)

Premium version รายละ $18/เดือน

Toggl เป็นแอพติดตามเวลาทำงาน โดยจะติดตามเวลาในพื้นหลังระหว่างทำงาน ซึ่งแอพพลิเคชั่นนี้ถูกออกแบบมาเพื่อตรวจสอบความแม่นยำของการทำงาน โดยเฉพาะในฟรีแลนซ์ เพื่อให้แน่ใจว่าออกใบแจ้งหนี้และจ่ายเงินได้ถูกต้อง แต่ปัจจุบัน Toggl เป็นแอพที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับทีมหรือส่วนบุคคลเองก็ดี อย่างไรก็ตามการใช้ข้อมูลที่เป็นรูปภาพ จะช่วยให้เห็นภาพหรือเปรียบเทียบกำไรได้อย่างชัดเจน โดยสามารถดูได้ว่าโปรเจ็คท์ที่สร้างรายได้ให้บริษัท

คุณสมบัติหลัก

• การติดตามเวลา: เพื่อดูเวลาที่ใช้ไปของคุณเองหรือของคนอื่น ๆ ขณะทำงาน
• เพิ่มผลประกอบการ: เพื่อตรวจสอบรายการทางการเงินว่าสอดคล้องกับระยะเวลาการทำงานหรือไม่
• รายงาน: เพื่อดูว่าการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพหรือไม่ และมีการใช้เวลาอย่างไรบ้าง
• ข้ามแพลตฟอร์ม: Toggl ถูกออกแบบมาให้ใช้งานกับแอพฯ อื่นได้ และใช้ได้กับทุกระบบปฏิบัติการ ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ เพียงแค่ใช่ผ่านระบบออนไลน์

3.Zoom (Windows, Mac, iOS, Android & web)

มีทั้งเวอร์ชั่นที่ไม่คิดค่าบริการ และจ่ายค่าบริการโฮสต์ละ £11.99/เดือน

Zoom เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับ Video Conference และการสื่อสาร เนื่องจากถูกออกแบบมาให้ควบคุมได้ภายในทีม และเปรียบเสมือนการประชุมจริง (Virtual Businesses Conferences) การสัมมนาผ่านเว็บ หรือตามวัตถุประสงค์อื่น ๆ ซึ่งโดยสรุปการใช้ Zoom จะประชุมเสมือนจริง สามารถโทรศัพท์หรือวิดีโอคอลได้

คุณสมบัติหลัก

• การประชุมทางวิดีโอ: สามารถประชุมทางไกลผ่านวิดีโอ และสามารถวิดีโอคอลแบบ 1:1 ได้
• การโทรด้วยเสียง : คุณสามารถโทรภายในกรุ๊ป หรือโทรแบบ 1:1 ได้ เมื่อไม่สะดวกประชุมแบบเห็นหน้า (Face-to-Face Meetings)
• การสัมมนาผ่านเว็บ : สามารถใช้ซูมเพื่อเป็นโฮสต์ในการสัมมนาได้
• การส่งข้อความ : สมาชิกในทีมสามารถส่งข้อความหากันได้
• การแชร์ไฟล์ : สามารถแชร์ไฟล์เสียงและไฟล์วิดีโอในสมาชิกกันเองระหว่างการใช้ซูม หรือกับภายนอกได้

4. InVision (Windows, Mac, iOS, Android)

มีเวอร์ชั่นไม่เสียค่าใช้จ่าย และสำหรับเป็นทีม โดยเริ่มต้น $99/เดือน

เราลังเลที่จะรวม InVision ไว้ในบทความนี้ เนื่องจากอยากแนะนำการใช้เครื่องมือที่จะสามารถใช้งานกันในองค์กรได้ทุกคน ไม่ได้ถูกจำกัดเฉพาะมีเครื่องมือเกี่ยวข้องกับบางทีมเท่านั้น แต่ความจริงคือธุรกิจต้องการออกแบบมาเป็นเรื่องเป็นราว ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ หรือการออกแบบแอพพลิเคชั่น พัฒนาซอฟท์แวร์เอง หรือพัฒนาพรีเซนเทชั่นเอง ซึ่ง InVision จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ในการพรีเซ้นต์ธุรกิจให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น และสามารถทำงานได้รวดเร็ว

คุณสมบัติ

• การสร้างต้นแบบ : สร้าง Prototype สำหรับการทำงาน ซึ่งอาจจะเป็นรูป ลิงก์ Animations เอฟเฟคต์ เพื่อให้สมาชิกในทีมหรือลูกค้าเห็นผลิตภัณฑ์ว่าจะออกมาเป็นอย่างไร
• การทำงานร่วมกัน : ตั้งแต่การแชร์ไอเดีย ไปจนถึงการแชร์ไฟล์งาน หรือการทำงานร่วมกัน การออกแบบผ่าน InVision จะทำเห็นผลงานทั้งหมด ซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานทางไกล
• การส่งข้อความ : เมื่อสามารถในทีมต้องการคุยงาน แชร์ไอเดีย หรือฟีดแบ็คงาน สามารถคุยงานผ่านแชทได้
• กาจัดการการออกแบบ: ผู้นำทีมสามารถจัดการโปรเจ็คท์หรือวางขั้นตอนการออกแบบได้
• การพัฒนาแบบบูรณาการ : InVision สามารถสร้างการออกแบบและการพัฒนาพัฒนาการทำงานให้แต่ละทีมสามารถทำโปรเจ็คท์ร่วมกันได้

เพราะฉะนั้นด้วยเครื่องมือดังกล่าว จะช่วยให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มากขึ้น ซึ่งเหมาะสำหรับงานส่วนบุคคลหรือเป็นทีมก็ได้ และเป็นตัวช่วยให้ทุกคนสามารถไปถึงเป้าหมายของธุรกิจตามที่วางไว้ได้