ทำยังไงให้การต้อนรับพนักงานใหม่ ประสบความสำเร็จ

คำแนะนำสำหรับการต้อนรับพนักงานใหม่ให้ประสบความสำเร็จ

สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าการจ้างงานก็คือการต้อนรับ ดูแล และอบรมพนักงานใหม่ของคุณเพื่อให้พร้อมสำหรับบทบาทใหม่ของพวกเขา ต่อไปนี้คือวิธีการที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ด้วยความสนใจอย่างมากที่ธุรกิจส่วนใหญ่ให้ไปกับกระบวนการว่าจ้างพนักงานใหม่ จึงเป็นเรื่องที่ค่อนข้างน่าตกใจเมื่อเห็นว่ามีการให้ความสำคัญกับการเริ่มต้นงานเพียงเล็กน้อยเท่านั้น แต่จริง ๆ แล้วขั้นตอนนี้มีความสำคัญไม่ต่างกันเลย

กระบวนการเริ่มต้นที่ถูกต้องจะสร้างประสบการณ์ที่ดีตั้งแต่แรก (ในช่วงเวลาที่สร้างความประทับใจให้กับพนักงานใหม่ได้มากที่สุด) นอกจากนี้ยังจะนำไปสู่ความมีส่วนร่วมของพนักงานที่สูงขึ้น ระดับความสบายใจที่มากขึ้น และวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งขึ้น ซึ่งในท้ายที่สุดหมายถึงการรักษาพนักงานที่ดีขึ้นและการลาออกที่น้อยลง

แต่การเริ่มต้นที่ดีนั้นมาจากการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (ไม่ใช่สิ่งที่จะเกิดขึ้นได้เอง) และหากคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการของคุณเอง มีคำแนะนำหลายอย่างที่สามารถดำเนินการได้

1. มอบหมาย Buddy 

คำแนะนำแรกคือ หา Buddy ให้กับพนักงานใหม่ ซึ่งคนนั้นจะต้องเป็นพนักงานที่มีความภักดีต่อองค์กรและรู้จักบริษัททั้งภายในและภายนอก ยิ่งไปกว่านั้นควรจะเป็นคนที่มีบุคลิกดี มีความเป็นกันเอง และเข้าถึงได้ง่าย

การมอบหมาย Buddy นั้นช่วยรับประกันว่าพนักงานใหม่จะรู้จักกับคนอื่นนอกเหนือจากทีมที่จ้างพวกเขาอย่างน้อยหนึ่งคน นอกจากนั้นยังเป็นการแสดงให้เห็นถึงภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทอีกด้วย (คนชอบทำงานกับคนที่พวกเขาชอบ)

2. ปรับปรุงงานเอกสาร

การจ้างพนักงานใหม่มักจะหมายถึงงานเอกสารจำนวนมาก และในขณะที่เอกสารเหล่านี้เป็นเรื่องจำเป็น (ทางกฎหมาย) พยายามทำให้ดีที่สุดเพื่อลดจำนวนเอกสารที่พนักงานใหม่ต้องจัดการ หาวิธีย่อและรวมเอกสารต่าง ๆ เข้าด้วยกัน คุณสามารถทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นโดยการรวมเอกสารทั้งหมดที่ต้องมีการลงนามให้กับพนักงานใหม่ในครั้งเดียว แทนที่จะต้องให้พวกเขาจัดการมันอยู่ตลอดในช่วงสัปดาห์แรกของการทำงาน

3. อธิบายเกี่ยวกับศัพท์เฉพาะและวัฒนธรรม

ทุกธุรกิจมีการใช้ภาษา ลักษณะ และวัฒนธรรมเป็นของตัวเอง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรน่าสนใจ พนักงานใหม่จะเพลิดเพลินกับโอกาสที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมใหม่ อย่างไรก็ตามอย่ามองข้ามความน่ากลัวที่อาจเกิดขึ้นกับการเป็นคนที่พึ่งเข้าใหม่ พวกเขามักจะรู้สึกว่าเป็นคนเดียวที่ไม่เข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น ถ้าคุณไม่ระวังสิ่งนี้สามารถทำให้เกิดความวิตกกังวลได้

ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกกลัวน้อยลงด้วยการอธิบายถึงการใช้คำเฉพาะและวัฒนธรรม (อย่างดีที่สุด) ซึ่งรวมถึงภาษาที่ใช้เฉพาะบริษัท คำติดปาก วิธีปฏิบัติตัว และแม้แต่เรื่องตลกวงใน การให้ข้อมูลเหล่านี้แก่พนักงานใหม่ของคุณตั้งแต่แรกจะทำให้พวกเขาไม่รู้สึกโดดเดี่ยว

อีกครั้งที่การมี Buddy เป็นสิ่งล้ำค่า พวกเขาสามารถใช้เวลาในการอธิบายสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดแก่พนักงานใหม่ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

4. ปลูกฝังความภาคภูมิใจ

คุณต้องการให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่ง ยิ่งไปกว่านั้นคุณต้องการให้พวกเขารู้สึกภาคภูมิใจที่พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและวัฒนธรรมของคุณ วิธีที่รวดเร็วและจับต้องได้มากที่สุดวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการมอบสิ่งของที่เป็นตัวแทนของการเป็นสมาชิกของพวกเขาในบริษัท

หลังจากการว่าจ้างได้ไม่นานคุณอาจมอบ Welcome Box ให้กับพนักงานใหม่ ซึ่งภายในกล่องมีสินค้าและอุปกรณ์ต่าง ๆ ของบริษัท อาจจะเป็นเสื้อยืด แก้วน้ำ สติ๊กเกอร์ ปากกา สมุด ฯลฯ ที่คุณสามารถหาจำนวนมากได้ในราคา 100 ดอลลาร์ (และอาจเป็น 100 ดอลลาร์ที่ดีที่สุดที่คุณเคยจ่ายให้กับพนักงานใหม่)

5. สื่อสารอย่างเหมาะสม

การสื่อสารที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในระหว่างกระบวนการรับพนักงานใหม่ อย่างไรก็ตามอย่าสับสนระหว่างการสื่อสารที่ดีกับการสื่อสารจำนวนมาก คุณไม่ต้องการที่จะกดกันพนักงานใหม่ของคุณ

อีเมล โทรศัพท์ และการเข้าพบจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างต่อเนื่องจะส่งผลเสียต่อประสบการณ์ของพนักงานใหม่ของคุณ เพื่อการเริ่มต้นที่ดียิ่งขึ้น ให้ข้อมูลที่จำเป็นในช่วงสองสามวันแรก อย่างอื่นสามารถรอได้หนึ่งหรือสองสัปดาห์ เมื่อถึงจุดนั้นพวกเขาจะรู้สึกกดดันน้อยลง

6. เฝ้าติดตามอยู่เป็นประจำ

พนักงานใหม่จะได้รับการสนับสนุนสูงสุดในช่วงสัปดาห์แรกของการทำงาน แต่หลังจากนั้นการสนับสนุนทั้งหมดมักจะหายไป น่าเสียดายที่สิ่งนี้อาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าไม่ได้รับการสนับสนุน และเนื่องจากพวกเขาพึ่งเข้าใหม่จึงอาจยังลังเลที่จะขอความช่วยเหลือ คุณสามารถป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้ด้วยการเฝ้าติดตามเป็นประจำในช่วง 90 วันแรก

ในช่วงแรกคุณอาจต้องคอยเช็คทุกวันหรือสองวัน จากนั้นหลังจากสองสามสัปดาห์แรกอาจลดเป็นสัปดาห์ละครั้ง และจากนั้นทุก ๆ สองสัปดาห์ เป็นต้น เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่มีทุกสิ่งที่จำเป็นพร้อมเพื่อให้รู้สึกสบายใจ การพูดคุยเป็นระยะของคุณทำให้พวกเขามีโอกาสขอความช่วยเหลือหรือสอบถามเรื่องต่าง ๆ โดยไม่รู้สึกลำบากใจ

มีเหตุผลดี ๆ มากมายในการลงทุนกับกระบวนการรับพนักงานใหม่ให้ดีขึ้น อย่างไรก็ตามในท้ายที่สุดสิ่งเหล่านี้มีเป้าหมายสูงสุดเพียงอย่างเดียวนั่นคือการรักษาพนักงานที่ดีขึ้น

งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าองค์กรที่มีกระบวนการเริ่มต้นที่เข้มแข็งสามารถรักษาพนักงานใหม่ไว้ได้ในอัตราที่สูงขึ้นถึง 82% และเมื่อคุณพิจารณาถึงข้อมูลที่ว่าผู้สมัคร 11% เปลี่ยนใจภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมงหรือไม่กี่วันหลังจากเซ็นสัญญา กระบวนการเริ่มต้นที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็น ให้บทความนี้พาคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง